Πώς λειτουργεί η αποστολή email (SMTP)

Πώς λειτουργεί η διαδικασία του email:
Ας υποθέσουμε ότι ο mail server δεν είναι προσβάσιμος για κάποιο διάστημα, για οποιονδήποτε λόγο. Τι γίνεται τότε με τα email που στέλνονται στο domain σας;
Όποιος στέλνει ένα email το κάνει πάντα μέσω του πρωτοκόλλου SMTP. Αυτό το πρωτόκολλο ακολουθεί συγκεκριμένα πρότυπα.

Αν η παράδοση του email δεν πετύχει, θα επιχειρηθεί ξανά σε φάσεις. Συνήθως ξανά μετά από 15 έως 30 λεπτά, ξανά μετά από 60 λεπτά και μετά συχνά κάθε 2 ώρες για διάστημα τουλάχιστον 2 έως 3 ημερών. Αυτές οι ρυθμίσεις μπορεί να διαφέρουν λίγο ανά mail server. Αν μετά από αυτές τις 2 έως 3 ημέρες το email δεν έχει ακόμα παραδοθεί, επιστρέφεται (bounce) στον αποστολέα με την αιτία. Μπορεί επίσης ο αποστολέας να ενημερώνεται ενδιάμεσα (ανά 24 ώρες) ότι το μήνυμα δεν έχει ακόμα παραδοθεί (αυτό διαφέρει ανά mail server).

Αν λοιπόν ο mail server ήταν εκτός λειτουργίας για κάποιο διάστημα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι το email θα φτάσει (αργότερα) όταν ο server λειτουργήσει ξανά και ότι ο αποστολέας σε κάθε περίπτωση θα ενημερωθεί τελικά αν δεν μπορεί να παραδοθεί. Κατά κανόνα, λοιπόν, τα email δεν μπορούν απλώς να χαθούν.

Το ίδιο ισχύει όταν στέλνετε εσείς email μέσω των servers μας. Αν η παράδοση δεν πετύχει, θα λάβετε σχετική ειδοποίηση.

Όταν ένα email παραδίδεται αργότερα επειδή ένας mail server ήταν εκτός λειτουργίας, ίσως να μη φαίνεται αμέσως ότι πρόκειται για email που στάλθηκε νωρίτερα, γιατί τα περισσότερα προγράμματα email δείχνουν την ημερομηνία λήψης και όχι την ημερομηνία/ώρα αποστολής. Σε ορισμένα προγράμματα email μπορείτε να εμφανίσετε και την ημερομηνία αποστολής, αλλιώς μπορείτε πάντα να δείτε τις κεφαλίδες (headers) ενός μηνύματος (πηγή μηνύματος / source) για να δείτε την αρχική ημερομηνία/ώρα αποστολής.